Prazos obrigatórios de guarda de documentos pelo Amparo Legal (FONTE Leis) Tipos de DocumentosPrazo obrigatório de guarda pela empresaAmparo legal Balancete 5 anos Lei 5.172 Art. 173Código Tributário Nacional Cofins 10 anos Lei 8.212 Art. 33Lei Orgânica da Seguridade Social Conciliação Bancária 5 anos Lei 5.172 Art. 173Código Tributário Nacional Conhecimento de Frete 5 anos Lei 5.172 Art. 173Código Tributário Nacional Conta de Água 5 anos Lei 5.172 Art. 173Código Tributário Nacional Conta de Luz 5 anos Lei 5.172 Art. 173Código Tributário Nacional Conta de Telefone 5 anos Lei 5.172 Art. 173Código Tributário Nacional DAR (Doc de Arrec Est) 5 anos Lei 5.172 Art. 173Código Tributário Nacional Duplic Recebidas/Emitidas 5 anos Lei 5.172 Art. 173Código Tributário Nacional Extrato Bancário 5 anos Lei 5.172 Art. 173Código Tributário Nacional DAM 5 anos Lei 5.172 Art. 173Código Tributário Nacional ICMS 5 anos Lei 5.172 Art. 173Código Tributário Nacional IPI 5 anos Lei 5.172 Art. 173Código Tributário Nacional IPTU 5 anos Lei 5.172 Art. 173Código Tributário Nacional IPVA 5 anos Lei 5.172 Art. 173Código Tributário Nacional IRPJ 10 anos Lei 8.212 Art. 46Lei Orgânica da Seguridade Social ISSQN 5 anos Lei 5.172 Art. 173Código Tributário Nacional ITBI 5 anos Lei 5.172 Art. 173Código Tributário Nacional ITR 5 anos Lei 5.172 Art. 173Código Tributário Nacional Balanço Patrimonial A lei não prevê descarte Livro de Apur Lucro Real 10 anos Lei 8.212 Art. 46 Livro de Registro de ICMS 5 anos Lei 5.172 Art. 173Código Tributário Nacional Livro de Registro de Inventário 31 anos (Sistema tributario) (CST/SIPR) Livro de Registro de Saídas 10 anos Lei 8.212 Art. 46Lei Org da SegSocial Livro Diário Permanente Livro Registro de Entradas 5 anos Lei 5.172 Art. 173Código Tributário Nacional Mov Contábil ou Mov de Caixa 5 anos Lei 5.172 Art. 173Código Tributário Nacional Nota Fiscal de Fornecedor 5 anos Lei 5.172 Art. 173Código Tributário Nacional Nota Fiscal de Imobilizado 5 anos Lei 5.172 Art. 173Código Tributário Nacional Nota Fiscal de Saída 10 anos Lei 8.212 Art. 46Lei Orgânica da Seguridade Social NF Venda de Imobilizando 5 anos Lei 5.172 Art. 173Código Tributário Nacional Ordem de Serviço 5 anos Lei 5.172 Art. 173Código Tributário Nacional PIS Recolhimento 10 anos Lei 2.052/83 Art. 3° e 10°PIS-PASEP Recibo de Depósito Bancário 5 anos Lei 5.172 Art. 173Código Tributário Nacional Reemb Despesas viagens 5 anos Lei 5.172 Art. 173Código Tributário Nacional RPA 30 anos Lei 8.212 Art. 45 § 1°Lei Orgânica da Seguridade Social Taxa de Fisc p/ Funcion. 5 anos Lei 5.172 Art. 173Código Tributário Nacional
É sabido que na maioria das empresas brasileiras, o arquivo não tem a prioridade ou a importância devida necessária. Contrata-se, compra-se, paga-se, lança-se e quando precisa dos documentos comprobatórios, cadê!... Ainda assim, poucos são os empresários que por um ou outro motivo investem na digitalização de seus documentos, na organização de seus arquivos e no controle de retirada dos documentos já devidamente arquivados. Se não por custo elevado de um colaborador para executar tal tarefa, talvez pelo custo da terceirização. Mas, chega o momento em que deve-se pensar em pontos como o acumulo de papel em caixas deterioradas, temporalidade e prescrição dos documentos, no descarte de documentos desnecessários e na segurança de um arquivo digital, podendo eliminar tantos documentos vencidos, e ter às mãos e com apenas um clique obter a imagem do contrato, contracheque, recibo ou nota fiscal pretendida. Muitas empresas no Brasil já procedem da seguinte maneira: Gera o documento e periodicamente, seja diariamente ou semanalmente, envia a uma empresa como a SODOCUMENTOS para digitalização, cadastramento e guarda dessa massa documental. Quando precisa e pode ser somente da imagem do documento, este está acessível graças a tecnologia da informação. Se precisa de uma cópia autenticada, a empresa de guarda providencia e já devolve o original para seu local correto. Dentro da empresa geradora desses documentos, nada de papel sobrando, nada de arquivo e quando precisa é que se dá a verdadeira importância a essa atividade. Pense nisso. Contate-nos
Escritórios de Advocacia estão utilizando os serviços de empresas como a SODOCUMENTOS para os trabalhos com processos, principalmente os processos mais volumosos. Contratam nossos serviços para digitalização dos processos e os recebem digitalizados e gravados em CDs, Pen-drives ou até via e-mail. Transformando assim aqueles volumes todos em um ou dois cd's que ficam numa capinha dentro da pasta com peso inisignificante, volume reduzidíssimo e possibilidade de manipulação a qualquer tempo, sem contar que não precisam ficar com o processo em mãos correndo o risco de extravio, e ainda perder o prazo de devolução. Faça como os mais inteligentes, contate-nos e teremos o maior prazer em antendê-lo.
A rapidez na localização da informação e de documentos em
geral é, atualmente, uma das principais prioridades das empresas.
Nesse aspecto, a maior dificuldade está no manuseio de papéis. São itens como
relatórios, correspondências, fax, tabelas, processos, e-mail, e muitos outros.
Todos contêm informações que precisam ser cuidadosamente analisadas.
Com o avanço tecnológico, principalmente nas ultimas décadas a quantidade de
informação tem aumentado em proporção geométrica. Como exemplo, nos escritórios
dos Advogados de todo Brasil, observa-se um aumento muito
grande no número de processos, nos últimos 2 anos. Sendo assim, as empresas identificam a necessidade de implantação de um Sistema
de Digitalização e GED com as seguintes características:
Hardwares e softwares de ponta;
Digitalização dos Documentos de forma
organizada e criteriosa;
Auditoria nos Documentos Digitalizados;
Edição dos Arquivos Digitalizados;
Padronização: Formato do Arquivo e
Nomenclatura das peças Processuais;
Armazenamento confiável;
Disponibilização dos documentos de forma
segura e eficiente;
Um sistema disponibilizado pela
Internet, possibilitando o acesso de qualquer lugar do mundo.
O sistema, concebido nessas bases, garante a maximização de eficiência,
confiança no conteúdo, ganho de tempo e conseqüente redução de custos.
Fonte: www.administradores.com.br
Em conversa recente com o Sub Delegado do Trabalho em Rondonópolis, representante da unidade local do Ministério do Trabalho, este levou até a reunião de fiscalização em Cuiabá que acenou positivamente para o fato de os contadores e representantes das empresas empregadoras apresentarem os documentos trabalhistas solicitados pela fiscalização de forma digitalizada. Isso significa que documentos como folhas de pagamentos, holerites assinados pelo empregado, guias de recolhimentos diversos, relações de empregados, guias de recolhimento de FGTS e de INSS, Rais, Caged e demais documentos, inclusive as autenticações que comprovam o recolhimento na rede arrecadadora, poderão ser dessa forma apresentadas, isentando o trafego daquele montante de documentos originais, principalmente quando a empresa já possui um histórico consideravel. Portanto, os CONTADORES e representantes das empresas podem procurar a nossa empresa SODOCUMENTOS.COM pois oferecemos o trabalho de digitalização desses e de outros documentos com o objetivo de reduzir gastos com transportes, possibilidades de extravio, funcionários específicos para cuidar só disso. Estamos aptos a atender todos os escritórios com equipamentos novos e profissionais capacitados. Quanto a documentação exigida pela fiscalização do ICMS SEFAZ-MT, geralmente os fiscais requisitam apenas relatórios dos programas integrados, pois fazem o confronto com as informações da GIA ICMS não precisando assim dos documentos. Mas se precisarem para averiguarem divergencias de informações, estes podem ser apresentados de forma digitalizada. Alguns escritórios já estão optando por digitalizarem documentos como contratos sociais e respectivas alterações, documentos pessoais de sócios, fichas de cadastros, DIPJ, DCTF, ITR, DIRPF, DIRF e demais declarações para evitarem o fluxo de papel dentro do escritorio e estão oferecendo aos seus clientes, principalmente aqueles que vendem com contratos, a digitalização destes. Isso já não é mais tendência, é realidade. Faça isso voce também, procure-nos. Estamos as ordens para ajudá-lo a acompanhar esse desenvolvimento.
Obrigado por visitar o nosso Site Web. Como empresa moderna, queremos oferecer-lhe também On-line todas as informações ao respeito da nossa oferta de serviços. Um novo sistema de administração, organização da massa documental fisica e o gerenciamento de tudo isso nos permitirá mantê-lo aqui particularmente atualizado sobre os acontecimentos.
