Referência Legislativa Básica: Visite o site do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos)
Conceito:
A Teoria Arquivística, também conhecida como Arquivologia,
pode ser entendida como um conjunto de princípios, conceitos e técnicas a serem
observados na produção, organização, guarda, preservação e uso de documentos em
arquivos.
Síntese: A teoria e o trabalho acadêmico dos arquivos é chamada arquivística.
Há 2 (dois) aspectos que devemos salientar sobre "Arquivística":
a) O primeiro refere-se aos grandes volumes de documentos acumulados diariamente
pelas organizações, o que exige uma maior sofisticação dos esquemas de
classificação e;
b) O segundo relaciona-se ao desenvolvimento teórico da organização
de documentos arquivísticos.
Princípios: Os princípios arquivísticos constituem o marco
principal da diferença entre a arquivística e as outras “ciências”
documentárias. São eles:
Princípio da Proveniência: Fixa a identidade do documento,
relativamente a seu produtor. Por este princípio, os arquivos devem ser
organizados em obediência à competência e às atividades da instituição ou
pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos
documentos. Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem
manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de
produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta.
Princípio da Organicidade: As relações administrativas orgânicas se
refletem nos conjuntos documentais. A organicidade é a qualidade segundo a qual
os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade
produtora/acumuladora em suas relações internas e externas.
Princípio da Unicidade: Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte,
os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em
que foram produzidos.
Princípio da Indivisibilidade ou integridade: Os fundos de arquivo
devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não
autorizada ou adição indevida.
Princípio da Cumulatividade: O arquivo é uma formação progressiva,
natural e orgânica.
Fonte: www.tecnolegis.com/estudo-dirigido
Por Renato
Tarciso Barbosa de Sousa
(Texto
básico para o módulo 2 da disciplina Arquivo Corrente 1)
O conceito
das três idades documentais é uma novidade do século XX. As transformações ocorridas
no mundo, principalmente a partir do pós-guerra, deram um rumo diferente à
Arquivística. A urbanização e a expansão das atividades do Estado foram alguns
dos fatores que criaram as condições para o crescimento vertiginoso da produção
documental. Paralelamente, houve um aumento das necessidades de informação
nas organizações. (MELLO, 1988, p. 12).
Os métodos de tratamento
dos documentos até então existentes eram suficientes para responder às
necessidades das organizações, mas não eram adequados para a nova situação que
se configurava. O aumento do acervo
documental criou uma nova realidade e exigiu novos métodos. Em
alguns países, diante desse novo quadro, foram formadas comissões
governamentais com o objetivo de “encontrar soluções para a melhoria dos
padrões de eficiência no uso dos documentos, por parte da administração
pública.”(JARDIM, 1987, p. 36). Em 1947, foi criada, nos Estados Unidos, a
Comissão Hoover. Os resultados dessa Comissão são comparáveis às contribuições
do Manual de Arranjo e Descrição dos arquivistas holandeses para o pensamento
arquivístico. O relatório
foi publicado em outubro de 1948 e trazia como novidade os “records centers” ou
centros de arquivamento intermediário. Os “records centers” deveriam guardar os
documentos de valor primário, que por conta da diminuição da potencialidade de
uso daqueles documentos poderiam ficar distantes dos arquivos montados nos
setores de trabalho, isto é, dos arquivos correntes. Dessa forma, a criação da
idade intermediária dá origem ao conceito das três idades documentais:
corrente, intermediária e permanente. A
justificativa para a criação dos arquivos intermediários era meramente
econômica, pois os objetivos eram: esvaziar os escritórios e garantir redução
dos custos de armazenamento, equipamentos e pessoal. A
idéia das três idades documentais surge com a elaboração da fase intermediária.
É importante ressaltar que o conceito das três idades documentais é uma
invenção humana, isto é, uma maneira encontrada dentro dos trabalhos da
Comissão Hoover para resolver uma situação existente na administração pública
americana do pós-guerra. Essa idéia foi encampada pela Arquivística
contemporânea e, hoje, é um conceito aceito internacionalmente.
Para os autores canadenses, a idade corrente e a intermediária são
caracterizadas pela existência do valor primário, apesar da intensidade
diferente. O valor primário, na definição do Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística, do Arquivo Nacional, é o “valor atribuído a documento em função
do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua
utilidade para fins administrativos, legais e fiscais”. Esse valor pode ser
dividido em três valores: administrativo; legal; fiscal. O administrativo é o
“valor que um documento possui para a atividade administrativa de uma entidade
produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos”. O legal é
o “valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato o
constituir um direito” e o fiscal é o “valor atribuído a documento para
comprovação de operações financeiras ou fiscais”.
Nesse
sentido, todo documento de arquivo nasce com valor primário em uma das suas
três dimensões. A tendência, com o tempo, é desaparecer esse valor. A diferença
encontrada é o tempo em que isso acontece. A permanência do valor primário para
alguns documentos é rápida, outros, o intervalo é mais longo. E é nessa curva
entre o valor primário máximo, momento da criação ou recebimento do documento,
e a extinção, que se encontram as duas primeiras idades ou fases: corrente e
intermediária.
Um dos
grandes desafios da Arquivística é estabelecer o momento da passagem documentos
da fase corrente para a intermediária. As variáveis que vão definir essa
passagem são as seguintes: o documento não apóia mais as atividades cotidianas;
o término de uma atividade (projeto, convênio etc.); a exclusão da atribuição;
a prescrição da ação. Para a maioria dos documentos, a primeira variável é a
mais aplicável.
A aplicação
dessas variáveis depende de informações que podem ser encontradas no
conhecimento tácito, nos próprios documentos e informações relacionados às
atividades, nos documentos de criação da organização ou instituição
(regulamento geral, estatuto, regimento interno etc.) e na legislação em geral.
O valor
primário compreende as duas primeiras fases do ciclo de vida dos documentos:
corrente e intermediária.
Esgotado
esse valor, os documentos podem ser eliminados ou guardados permanentemente se
apresentarem um outro valor. Entra em cena o valor secundário, que é aquele,
segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, do Arquivo
Nacional, “atribuído a um documento em
função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários,
tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi
originalmente produzido”.
O valor
secundário é analisado por Schellenberg (2005, p. 181) a partir de dois
aspectos: “a prova que contém da organização e do funcionamento do órgão
governamental que os produziu; e a informação que contêm sobre pessoas,
entidades, coisas, problemas, condições etc. com que o órgão governamental haja
tratado”. O primeiro aspecto é conhecido como valor probatório e o segundo como
valor informativo. No caso
específico da legislação em geral, apresentamos, como exemplo, a Resolução nº
1.639/2002, do Conselho Federal de Medicina, que estabelece a manutenção dos
prontuários médicos enquanto o paciente estiver recebendo atendimento até vinte
anos após o último registro. A leitura arquivística dessa Resolução indica que
aquele documento tem valor primário até vinte anos após o último registro. O
prontuário pertence ao arquivo corrente durante o tempo em que o paciente está
sendo atendido pela instituição de saúde e a transferência para o intermediário
vai acontecer em algum momento entre o último registro e os vinte anos
seguintes. Sabe-se, por experiência da instituição de saúde, que o prontuário
não utilizado nos últimos cinco anos não justifica sua permanência no arquivo
corrente, pois a potencialidade de uso dele é muito pequena e não é suficiente
para justificar sua guarda no arquivo corrente. Portanto, ele pode ser
transferido para um outro local, esperando a extinção do valor legal, como
determina a Resolução do Conselho Federal de Medicina.
A Resolução
tem informações importantes para a determinação do valor secundário. Ela dispõe
que devem ser mantidos permanentemente os prontuários que apresentem
informações relevantes do ponto de vista médico-científico, histórico e social.
O
arquivo corrente, que é o foco desse texto, é encontrado na literatura
arquivística com as seguintes denominações: arquivo de gestão; arquivo ativo;
arquivo de primeira idade; records. A
literatura arquivística apresenta, também, algumas definições para arquivo
corrente, são elas:
1 – “Consideram-se documentos
correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de
consultas freqüentes” (Lei 8.159, 08/01/91);
2 – “Conjunto de documentos
estreitamente vinculados aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou
recebidos e que, mesmo cessada sua tramitação, se conservam junto aos órgãos
produtores em razão da freqüência com que são consultados” (Dicionário Brasileiro de
Terminologia Arquivística);
3 – “Conjunto de documentos
estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos
ou recebidos no cumprimento de atividades-fim e atividades-meio e que se
conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência
com que são por eles consultados” (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996);
4 – “Utilizados freqüentemente para
a condução das atividades da administração que os produziu” (Dicionário
Internacional de Terminologia Arquivística);
5 – “(...) abrigam os documentos
durante o seu uso funcional, administrativo, jurídico, seu trâmite legal, sua
utilização ligada às razões pelas quais foram criados” (Heloisa Liberalli
Bellotto);
6 – “(...) a primeira etapa ou
idade é de circulação e tramitação pelos canais normais em busca de resposta ou
solução para o assunto que foi iniciado. Está perto do funcionário responsável
por sua tramitação sempre ao alcance de sua mão para seu manuseio freqüente”
(Antonia Heredia Herrera);
7 - “(...) período durante o qual
os documentos são indispensáveis à sustentação das atividades cotidiana de uma
organização. Chamados a serem utilizados freqüentemente eles devem ficar
próximos do usuário direto” (Jean-Yves Rousseau e Carol Couture);
8 – “(...) Agrupam os documentos
ativos que apresentam um valor primário e que são indispensáveis à manutenção
das atividades cotidianas de uma pessoa física ou jurídica” (Jean-Yves Rousseau
e Carol Couture).
A
partir da análise das definições apresentadas acima podemos fazer algumas
considerações sobre o conceito de arquivo corrente, são elas:
1 - o conceito das três idades
fundamenta estratégias de avaliação. O processo avaliativo tem como pano de
fundo a determinação de prazos de guarda para as idades corrente e
intermediária e o estabelecimento da destinação final dos documentos, isto é, a
eliminação ou a guarda permanente;
2 - os documentos correntes são
essenciais ao desenvolvimento das atividades cotidianas. Essa é a
característica maior do arquivo corrente, ou seja, servir os seus acumuladores
diretos com informações para o desenvolvimento das atividades do setor de
trabalho. São informações essenciais e fundamentais para garantir qualidade e
rapidez na tomada de decisões;
3 - os documentos correntes são
conservados para responder aos objetivos de sua criação;
4 - os documentos correntes deverão
ser mantidos próximos aos usuários diretos. O arquivo corrente é constituído
pelo conjunto de documentos existente nos vários setores de trabalho de uma
organização ou instituição. Portanto, em uma primeira abordagem, a conformação
é de um sistema descentralizado de arquivos, permitindo que os documentos
correntes fiquem próximos, pela própria característica, do usuário direto;
5 - os documentos correntes não
são, necessariamente, utilizados todos os dias. Há uma confusão entre
freqüência e potencialidade de uso. Os documentos correntes têm uma
possibilidade de uso grande, por isso da necessidade de mantê-los próximos dos
usuários diretos. São poucos os documentos utilizados diariamente, mas são
muitos aqueles que podem ser utilizados a qualquer momento de acordo com as
atividades cotidianas de um setor de trabalho;
6 - a maioria dos documentos
acumulados (produzidos e/ou recebidos) pode ter nenhum ou quase nenhum uso. Uma
parte considerável dos documentos é produzida ou recebida apenas com a finalidade
de registrar ou prestar uma informação, uma formalidade. Ele tem um potencial
de uso grande, que não significa a certeza do uso;
7 - encerrado o período de
atividade, os documentos podem ser eliminados, transferidos ao arquivo
intermediário ou recolhidos ao arquivo permanente;
8 - os documentos transferidos ao
arquivo intermediário podem, por razões diversas, retornarem ao período de
atividade. Não é comum, mas existe a possibilidade. É o caso, por exemplo, de
atividades que foram encerradas pela falta de recursos financeiros para sua
realização ou por decisão política. Resolvidas as questões que determinaram sua
finalização, os documentos, depois de transferidos ao arquivo intermediário,
podem ser requeridos para dar continuidade às atividades que os originaram; 9 - o acesso às informações
contidas nos documentos correntes é restrito aos seus acumuladores. Por
questões relacionadas à proteção de informações pessoais e estratégicas para a
organização ou instituição, os documentos correntes devem ter seu acesso aberto
somente àqueles que lidam diretamente com as atividades, de onde eles se
originaram.
A
partir dessas considerações, podemos chegar a uma definição do conceito de
arquivo corrente, que são conjuntos de documentos e informações de valor primário
produzidos ou recebidos pelas organizações ou instituições, independente do
suporte, que pela grande possibilidade de uso, precisam ser mantidos nos
setores de trabalho, próximos aos usuários diretos, por causa do apoio que dão
às atividades cotidianas.
